03/03/21 - Caesb completa um ano com sistema interno digitalizado e economiza 3 milhões de folhas de papel

Conhecido como GDOC, o sistema digitalizou os processos e deu mais eficiência e rapidez aos processos
 

A Companhia de Saneamento Ambiental do Distrito Federal (Caesb) tem investido em novas tecnologias para garantir controle dos processos, reduzir custos e ampliar a informatização dos serviços. Exemplo disso foi a implantação do Sistema de Gestão Documental, o GDOC. Nesta semana, ele completa um ano de funcionamento e foi essencial para a continuidade do trabalho dos empregados no período de pandemia. Os documentos são gerados eletronicamente, tornando mais rápida a comunicação entre as áreas, sem a necessidade de transporte de documentos físicos.

A Gerência de Apoio Administrativo da Companhia é responsável pela gestão do GDOC. Para o gerente da área, Ulisses Dimas, o Sistema garante a transparência de toda a tramitação dos documentos internos. “O GDOC permite que qualquer usuário tenha acesso aos dados e processos da Companhia, sem a necessidade de tramitação, ressalvados os restritos, conforme determina a legislação. Com a implantação do Sistema, a Companhia economiza no uso de papel, materiais de escritório e reduz a logística do transporte de documentos e processos, garantindo mais eficiência e agilidade”, ressalta o gerente.

Economia de papel

Em um ano de funcionamento, os resultados de uso do novo sistema documental são significativos. Segundo a chefe da Tecnologia da Informação da Caesb, Márcia Duarte, aproximadamente 30 mil processos foram criados diretamente no GDOC e quase 5 mil processos físicos foram migrados para ele. “Com estes números, a Caesb reforça seu viés ambiental. Economizamos cerca de 3 milhões de folhas de papel A4. Considerando que uma árvore produz cerca de 7.550 folhas de papel A4 e que, para produzir cada folha são necessários cerca de 10 litros de água, a Companhia preservou quase 400 árvores e aproximadamente 30 milhões de litros de água”, destaca Márcia.

Atualmente, o sistema possui todas as funcionalidades existentes no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), utilizado por outros órgãos do Executivo.

O gerente de Desenvolvimento da Caesb, César Augusto Fonseca, lembra a importância da implementação do sistema no ano passado. “Neste período, a Companhia teve seus processos alterados em virtude da pandemia de Covid. O GDOC foi uma das principais ferramentas utilizadas pela Caesb durante o teletrabalho. O uso está sendo primordial para que as atividades da Companhia não sofram impacto”, ressalta o gerente.

Para a superintendente de Regulação, Aline Batista, os avanços nos processos de trabalho são, incontestavelmente, os principais diferenciais competitivos proporcionados pelo GDOC. “O acesso imediato aos processos e documentos para consulta, tramitação e solicitação de informações eliminou a necessidade de tramitação física, promoveu a desburocratização e trouxe rapidez para a solução de problemas, proporcionando maior integração das áreas da Companhia, com a possibilidade de diversas equipes instruírem simultaneamente um mesmo processo, o que se traduz em sinergia, conectividade e visão sistêmica”, elogia a superintendente.

Digitalização também para os clientes e fornecedores

Neste ano de 2021, a Caesb vai lançar uma ferramenta de Peticionamento Web, onde clientes e fornecedores poderão protocolar diversos tipos de solicitações e documentos, diretamente pelo site da Companhia. Essa inovação vai permitir agilidade na análise de requisições e melhor comunicação entre os envolvidos nos processos.

O analista responsável pelo desenvolvimento do Sistema, Sandro Siqueira, explica que “além de todos os benefícios gerados pelo GDOC, o sistema está preparado para auxiliar nos processos externos de comunicação com outros órgãos, uma vez que é totalmente compatível e integrado ao Barramento (Conecta-GOV), aplicação que permite a comunicação entre sistemas de gestão documental dos diversos órgãos, incluindo o SEI ou qualquer outro sistema que atenda aos requisitos exigidos”, resume o analista.

Como próximos passos para o GDOC, estão sendo feitos estudos para o desenvolvimento de um módulo de gestão arquivística, permitindo que documentos produzidos pela Caesb sejam destinados ao longo do tempo (guarda permanente ou eliminação) com base na classificação recebida. “Com esse módulo, pelo que temos de conhecimento, o GDOC será o único sistema documental do Brasil capaz de fazer a gestão completa de itens documentais – da produção à destinação final”, destaca Márcia Duarte.